Von Datenschutzerklärung bis externer Datenschutzbeauftragter
adverit – Ihr Datenschutz-Experte aus Hamburg

Personenbezogene Daten sind nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Dazu gehören beispielsweise die Telefonnummer, die Adresse, die Kontodaten, das KFZ-Kennzeichen oder die Personalnummer.

Als Datensicherheit werden technische Maßnahmen bezeichnet, die physisch und/oder digital dem Schutz von Daten dienen. Es geht hier um den generellen Schutz jeglicher Art von Daten, der z. B. durch Virenscanner und Firewalls, aber auch durch feuerfeste Safes, Zugangskontrollen und Weiteres mehr gewährleistet wird.

Der Datenschutzbeauftragte ist ein Experte, der ein Unternehmen bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) unterstützt und die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherstellt. Er ist darüber hinaus Vermittler zwischen Unternehmen und von einer Schutzverletzung betroffenen Personen sowie zwischen Unternehmen und Aufsichtsbehörden.

In der Praxis unterscheiden wir zwischen einem betrieblichen Datenschutzbeauftragten, der als Mitarbeiter eines Unternehmens dazu ernannt wird und einem externen Datenschutzbeauftragten, der vom Unternehmen als externer Dienstleister beauftragt und bestellt wird.

Betriebliche Datenschutzbeauftragte genießen einen besonderen Kündigungsschutz und müssen für ihre Tätigkeit in angemessener Zeit freigestellt werden. Beschäftigte in Leitungsfunktionen werden von den Behörden nicht als objektiv angesehen – die Bestellung einer solchen Person zum Datenschutzbeauftragten ist sogar bußgeldbewehrt.

Datenschutzbeauftragte müssen nicht von jedem Unternehmen bestellt werden. Siehe dazu die nächste Frage.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach der DSGVO und dem BDSG in folgenden Firmen Pflicht, wobei alle Beschäftigten gezählt werden, auch Teilzeitkräfte, Praktikanten und Aushilfen:

• Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten, die regelmäßig automatisiert Daten verarbeiten. Dazu gehört bereits die Bearbeitung einer E-Mail.
• Unternehmen ab 1 Person, die regelmäßig personenbezogene Daten besonderer Kategorien verarbeiten (Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft etc.).
• Unternehmen ab 1 Person, die hauptsächlich Markt- und Meinungsforschung betreiben.
• Behörden, diverse Krankenversicherungen sowie weitere öffentliche oder halb-öffentliche Stellen.

Ein Datenschutzverantwortlicher ist lt. Artikel 4 der DSGVO eine „natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet“. Er muss von jedem Unternehmen benannt werden, ganz egal, wieviele Personen dort arbeiten.

Ein Datenschutzbeauftragter ist ein Experte zum Thema Datenschutz, der unter bestimmten Voraussetzungen (siehe vorhergehende Frage) für den Datenschutz verantwortlich ist, Beschäftigte schult, berät und die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Aufsichtsbehörde bildet.

Zu den personenbezogenen Daten besonderer Kategorien zählen die ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben und der sexuellen Orientierung. Verarbeitet ein Unternehmen solche Daten, muss es einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Geregelt wird die Verarbeitung personenbezogener Daten besonderer Kategorien durch § 22 BDSG und Art. 9 DSGVO.

Ja, die Regelungen der Datenschutzgesetze gelten auch für Freiberufler und alle weiteren Einzelunternehmen. Das fängt bei der Datenschutzerklärung für Ihre Website an und geht bis zur Verarbeitung personenbezogener Daten jedweder Art im Unternehmen. Wir beraten Sie gern zu den Details!